Tenue des assemblées et réunions des organes collégiaux à huis clos
Convocation / Délégation
Aux termes de l’article 4 de l’Ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020, lorsque l’assemblée est convoquée en un lieu affecté par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, l’organe compétent pour convoquer l’assemblée peut décider que celle-ci se tiendra hors la présence physique des participants (membres de l’assemblée et autres personnes ayant le droit d’y assister comme par exemple le Commissaire aux comptes, les représentants du CSE) ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle.
A noter : Le Décret n°2020-548 du 11 mai 2020 (organisant les modalités de la fin du confinement) prévoit, entre autres mesures, le respect en tout lieu et en toute circonstance des gestes barrières, la limitation de certains déplacements au-delà d’un rayon de 100 km et l’interdiction sur l’ensemble du territoire de la République de tout rassemblement ou réunion de plus de dix personnes à un titre autre que professionnel sur la voie publique ou dans un lieu ouvert au public.
Le Ministère de l’économie considère que ces mesures entrent dans la catégorie des mesures administratives visées par l’Ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 (cf. supra) et qu’à ce titre, elles « permettent de considérer que la condition pour pouvoir organiser une assemblée à huis clos est satisfaite dès lors qu’elles sont applicables au lieu où l’assemblée est convoquée ».
En conséquence, depuis la fin du confinement, il est encore permis de tenir une assemblée à huis clos.
À tout moment et jusqu’à trois jours ouvrés avant l’assemblée, l’organe compétent peut décider de changer les règles de participation à l’assemblée et prévoir que celle-ci se tiendra à huis clos, sans qu’il soit nécessaire de renouveler les formalités de convocation.
Dans ce cas, les membres de l’assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister doivent être avisés par tout moyen permettant d’assurer leur information effective de la date et de l’heure de l’assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des droits attachés à leur qualité.
Lorsque la convocation de l’assemblée relève, non pas de la compétence du représentant légal mais d’un autre organe (par exemple du conseil d’administration ou du directoire), l’Ordonnance autorise cet organe à déléguer au représentant légal sa compétence pour convoquer une assemblée à huis clos.
Participation à l’assemblée
Les membres de l’assemblée pourront participer ou voter selon les modalités fixées par l’auteur de la convocation (exemples : envoi d’un pouvoir, vote à distance, visioconférence ou recours à des moyens de télécommunication).
Toutes les sociétés peuvent recourir à des moyens de visioconférence et de télécommunication, sous réserve du respect des trois conditions suivantes :
- – Identification des membres participant à l’assemblée ;
- – Retranscription continue et simultanée des délibérations ;
- – Transmission a minima de la voix des participants.
Le recours à une conférence téléphonique ou audiovisuelle est possible même en l’absence de clause statutaire l’autorisant ou si les statuts prévoient la tenue d’une assemblée physique pour l’approbation des comptes.
En outre, l’article 5 alinéa 1er du Décret n°2020-418 du 10 avril 2020 confère la possibilité, à toute société, de recourir au vote électronique sans qu’aucune clause des statuts ne soit nécessaire.
Bureau de l’assemblée
Le Décret n°2020-418 du 10 avril 2020 porte adaptation des règles de composition du bureau des assemblées à huis clos de SA, de société en commandite par actions et de société européenne.
Si une assemblée d’actionnaires tenue à huis clos ne peut pas être présidée par le président du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, elle doit être présidée par la personne désignée à cet effet par le conseil d’administration ou le conseil de surveillance parmi ses membres ou, en cas d’indisponibilité, parmi les mandataires sociaux (article 8 du Décret).
Il appartient à l’organe compétent pour convoquer l’assemblée (ou son délégataire) de désigner deux scrutateurs, qu’il s’efforce de choisir parmi les actionnaires. A défaut, les scrutateurs peuvent être choisis en dehors des actionnaires (article 8 du Décret).
Cette règle est applicable aux assemblées dont la convocation intervient après le 12 avril 2020.
Procès-verbal
Lorsque l’assemblée se tient à huis clos ou lorsque les associés sont consultés, le procès-verbal doit en faire mention.
En cas d’assemblée à huis clos, le procès-verbal doit préciser la nature de la mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs par temps d’épidémie. Il est alors conseillé d’indiquer que cette assemblée s’est tenu à huis clos en raison de l’interdiction de réunion résultant du Décret n°2020-293 du 23 mars 2020.
Les mesures dérogatoires de l’Ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 ne sont applicables que pour les assemblées tenues depuis le 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020).
De la même manière, l’Ordonnance autorise les organes collégiaux des sociétés (conseil d’administration, de surveillance, directoire) à délibérer par conférence téléphonique, visioconférence ou consultation écrite (y compris pour arrêter les comptes annuels) et ce, sans qu’une clause des statuts ou du règlement intérieur soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.
Le recours à la visioconférence ou à la conférence téléphonique est soumis au respect des trois conditions susmentionnées.
La mesure dérogatoire de cette Ordonnance n’est applicable que pour les réunions des organes collégiaux tenues depuis le 12 mars 2020 et jusqu’au 31 juillet 2020 (sauf prorogation de ce délai jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020).
